プライバシーポリシー

大学通信のプライバシーステートメント(個人情報保護法に対する小社の取り組み)について

平成15年第156国会で成立した「個人情報の保護に関する法律」(通称:個人情報保護法。以下、本稿では通称で表記)が、一部施行期間を経て、平成17年4月より全面施行されました。

大学通信は昭和40年、当時の慶應義塾塾長高村象平先生、明治大学総長佐々木吉郎先生、早稲田大学総長大浜信泉先生、上智大学学長大泉孝先生らをはじめとする私学教育の先駆的リーダーのご支援により創設されて以来、大学や中学・高等学校など各関係機関より、入学・就職関連データ等々、各種の貴重な情報をお預かりし、小社出版物として刊行するほか、有力マスコミ関係各位に配信して参りました。また、読者・受験生に対しても、アンケートハガキや資料請求サービスなどを通じてさまざまな個人情報をお預かりし、各種サービスに役立つよう幅広く業務を遂行して参りました。

この間、小社では常に万全の管理体制を採り、更に個人情報の第三者提供等、現行の個人情報保護法に抵触する事項につきましては、同法の成立以前より社内規定として一切禁止するなど、読者・受験生並びにお客様各位より常に信頼される情報発信会社として襟を正し、業務を遂行して参りました。

関係各位の並々ならぬご助力も賜り、おかげさまで今日に至るまで、読者・受験生をはじめ関係各位から厚い信頼をいただいて参りましたが、さらに平成17年4月からの個人情報保護法の全面施行を受けまして、より一層のきめ細かな管理体制を構築し、皆様の信頼に応えるべく全社を挙げて努めております。

大学通信では今後とも読者・受験生の皆様が安心して小社のサービスをご利用いただけるよう、個人情報保護については万全の取り組みを行って参ります。またお客様各位におかれましても、小社出版物および有名マスコミ等の共同企画、並びに進学ガイダンスの企画等に安心してご参画いただけますよう、情報管理に更なる努力をして参る所存です。

どうか小社の個人情報保護に向けての取り組みについてご理解とご協力を賜り、今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

■小社のプライバシーステートメントに関する規定のご案内

小社では、自社刊行物に添付された資料請求ハガキおよび各種アンケート回答用紙、並びに運営サイト(CampusNavi Network)上のアンケート・フォームを通じて、読者・受験生各位より貴重な個人情報をお預かりしています。また、お客様各位からも、入学試験および就職先データなど、個人情報もしくは小社が個人情報に準ずると定義する重要な各種資料をお預かりしています。 これら個人情報につきまして、小社では日本国が定める法律および東京都が定める条例その他諸規則、さらに社会通念に照らし小社内で規定する独自の厳格な諸規則に則り、厳重な管理のもと収集・保存・利用を行っています。また、社内組織の中に個人情報保護を推進するための委員会(*)を設置し、対外的な責任所在として任命した個人情報管理責任者の監督の下、読者・受験生あるいはお客様各位からの管理体制に関する照会に応えられるよう、情報公開・説明責任の透明化と明確化を推進しています。

以下に、小社のプライバシーステートメントに関する規定をご案内いたします。本規定は、文部科学省が平成16年11月11日付で公示したガイドライン『学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針』に応える形で作成された、大学通信におけるガイドラインに該当します。同様の内容は、小社創立以来、社会通念と照らし社内規定として遵守して参りました内容に相当いたしますが、平成17年4月1日の個人情報保護法本施行を一つの契機として、同法移行期間中に本ガイドラインを関係各位に告知させていただくものです。 関係各位の忌憚のないご意見を賜りますようお願い申し上げます。

※枠内、赤字は文部科学省公示のガイドライン内容

(利用目的の特定)

□抽象的、一般的に特定するのではなく、本人の個人情報が利用された結果が合理的に想定できるようにする。

小社が想定する個人情報の主な利用目的は以下の通りです。

  1. ご請求いただいた資料・出版物や、ご応募いただいたプレゼントの発送
  2. 各種相談会やイベント等の入場券の発送
  3. 教育、就職その他に関する統計資料の作成

小社では、すべての自社刊行物および運営サイト等において、
(1)読者から寄せられた資料請求やアンケートなどの個人情報については、本人が承諾した目的内の範囲でのみ使用・開示することを厳守すること
(2)個人情報の管理には万全を期していること
を明記し、安心して資料請求ができるようにしています。

(本人の同意)

□本人に利用目的を通知し、又は公表した上で、本人が口頭、書面等で承諾する意思表示を行うことが望ましい。

小社では、媒体ごとに利用目的および法令遵守の意志を明記し、読者が資料請求ハガキ等を利用する場合は、両者がこれに同意したものと見なします。

ただし、自社刊行物の改善のため、あるいは意識調査又はマーケティング調査等のためにアンケートハガキを添付する場合は、本人を識別する情報(住所・氏名等)のすべてに回答しなくてもよい選択肢を設け、読者に不快感を与えないよう最大限の配慮を行っています(※プレゼント等の発送を希望する場合にのみ、個人を識別する情報の提供を依頼します)。

(安全管理及び従業者の監督)

□個人情報データを取り扱う者は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その業務を退いた後も同様とする。

□個人データの取扱いの管理を行うため、個人データ管理責任者を選任する。

□個人データ管理責任者及び個人データを取り扱う従業者に対し、その責務の重要性を認識させ、保護措置に習熟させるための必要な教育及び研修を行う。

(1) 全社的意志統一機関として、経営トップ主催による「個人情報管理委員会」(本稿p.6参照)を設置し、個人情報および個人情報に準ずる情報の保護に関する対外的施策の策定を図るとともに、社内教育のガイドラインを策定しています。これには、社会情勢の変化やそれに伴うコンプライアンス(法令遵守)の基準づくりに関わる内容を含みます。

(2) 同委員会は対外的な責任の所在を明確にするため、個人情報管理責任者を選定し、文書等を通じてお客様各位に公表します。

(3) 個人情報保護法に関する社員教育・研修を実施し、社内の啓発・啓蒙活動を行うとともに、派遣社員およびパート・アルバイトを含めたモラルの向上を徹底しています。

(4) 個人情報保護のセキュリティ構築(社内および業務委託先、流通・通信過程における情報の漏洩、流出、無断複製等を防ぐ手だて)について、詳細な事例研究を重ね、ハード面およびソフト面(流通等)からのアプローチを行っています。

(委託先の監督)

□委託先として選定するための基準を設ける。

□安全管理の次の措置内容等を委託契約に明確化する。

  1. その従業者が知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならない。
  2. 個人データ取扱いの再委託を行うに当って、委託元へその旨文書で報告する。
  3. 委託契約期間を明記する。
  4. 利用目的達成後の個人データの返却又は委託先での破棄若しくは削除を確実に行う。
  5. 個人データの加工(契約範囲内のものを除く)、改ざん等を禁止し、又は制限する。
  6. 個人データの複写又は複製(必要なバックアップ等契約範囲内のものを除く)を禁止する。
  7. 個人データの漏えい等の事故が発生した場合に、委託元へ報告義務を課す。また、委託先の責任を明確化する。

小社では自社出版物やパンフレット、ちらし等の読者への送付に際し、個人情報に関わる発送代行業務を外部の協力会社に委託する場合があります。その際は、個人情報保護に関する一定の実績を有する指定の業務委託会社との間で、上記1〜7の内容を含めた「個人情報に関する基本契約書」を取り交わし、漏洩防止のための指導と監督を行います。特に個人情報の加工、複製については、委託先との契約内容に定義された事項を除き、これを厳しく禁止します。また、契約内容の締結と同時に、委託先は個人情報を大学通信に返却するとともに、委託先においてやむを得ず行われたデジタルコピー等については米国国防総省のガイドラインに従ってこれを正しく削除し、責任者署名・捺印による証明書を大学通信に発行することを求めます。

この業務委託会社の選定および指導・監督に関しては、個人情報管理委員会が任命する個人情報管理責任者(前項-2を参照)が全権を持って当たることとします。

なお、小社では個人情報の入力業務等について、原則として外部の業者に委託することはありません。やむを得ない場合は、小社社員の監督の下、個人情報保護法に基づく小社の規則を理解した派遣社員又は契約社員によってこの業務を遂行しています。さらにやむを得ない事情により、外部の委託先に業務を委託する場合は、上記の発送代行業務と同様の手続きを踏み、情報の流出・漏洩を完全に防止しています。

また、これら個人情報の取扱いにつきまして、関係各位より照会があった場合には、直ちに個人情報取扱責任者の署名・捺印による証明書類(個人情報取扱いに関する証明書)を発行し、内部情報の公開および透明化に努めています。

(第三者提供)

□委託先として選定するための基準を設ける。

□安全管理の次の措置内容等を委託契約に明確化する。

  1. その従業者が知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならない。
  2. 個人データ取扱いの再委託を行うに当って、委託元へその旨文書で報告する。
  3. 委託契約期間を明記する。
  4. 利用目的達成後の個人データの返却又は委託先での破棄若しくは削除を確実に行う。
  5. 個人データの加工(契約範囲内のものを除く)、改ざん等を禁止し、又は制限する。
  6. 個人データの複写又は複製(必要なバックアップ等契約範囲内のものを除く)を禁止する。
  7. 個人データの漏えい等の事故が発生した場合に、委託元へ報告義務を課す。また、委託先の責任を明確化する。

小社では、登録された個人情報を読者本人の承諾なしに第三者(業務委託先を除く)に開示することはいたしません。提供先・提供情報を特定した上で、本人の同意を得た場合に限り開示するものとします。
(免責事項1)

法令により個人を識別する情報であると定められた個人情報以外により、偶然に本人が特定できてしまった場合は、個人情報の第三者への提供には当たらないものとします。

(免責事項2) 個人情報提供者の意思により、第三者(資料請求先の教育関連機関を含む)に対し個人情報を提供した場合、小社は提供先における個人情報に関して責任を負わないものとします。

(本人からの保有個人データの開示)

□本人からの開示請求が円滑に行えるよう、その手続きを本人に周知するよう努めるとともに、閲覧の場所及び時間等を配慮する。

(本人の利便を考慮した適切な措置)

□本人から成績の評価等の保有個人データの開示を求められた場合、学校における教育活動に与える影響を勘案して開示又は非開示を決定する。

(苦情の処理)

□生徒等に関する個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、受付の窓口の明確化等必要な体制の整備に努める。

特記事項

【個人情報の収集について】

○ 小社では、読者・受験生からの学校資料請求等に際し、あるいは所定のアンケート調査を遂行する歳に、本人を識別し目的のサービスを提供するための手段として、氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどをお聞きすることがあります。必ずしもすべての項目にお答えいただく必要はありませんが、特定の質問に回答がない場合は、プレゼントや資料の発送ができない場合があります。

○ 小社では、本人の信教や信条(政治的内容)、健康状態など、本来守られるべき個人のプライバシーに関する情報(いわゆるセンシティブ情報)について、これらの調査・収集を一切禁じています。これには、社会的差別につながる内容や、社会通念に照らして合理的な理由がないものと考えられる内容を含みます。 (免責事項)

小社の意図に拘わらず、情報提供者本人により自発的に発信された内容が上記項目に抵触した場合、小社はこれらの情報を収集したとは見なさず、かつ、その情報は無効とします。

【個人情報の保管期限について】

○ 個人情報の保管期限は、個人情報が本人から提供された日から原則として1年とします。 (附則1)

年度を越えて引き続き小社からの情報提供を希望する場合など、本人の希望もしくは承諾がある場合、上記期限を延長することができるものとします。 (附則2) 上記期限内であっても、個人情報提供者は大学通信に対し、登録されたデータの削除をいつでも求めることができることとします。

【個人情報の複製について】

○ 小社では、個人情報の複製を禁じています。

○ 上記に拘わらず、情報処理の都合によりやむを得ず複製する場合は、その目的が完了した時点で、個人情報取扱責任者(情報処理を行う部署の長)の監督の下、所定の方法でこれを削除します。

○ 複製データの削除履歴については、個人情報収集日および削除の日付を明記の上、取扱者および個人情報取扱責任者の署名・捺印によりこれを作成し、個人情報管理責任者が厳重に管理します。

【個人情報の削除(廃棄方法)について】

○ 小社が収集した個人情報のうち、その収集の際に定めた期限を超えたものは、これを削除します。

○ 個人情報の削除については、(1)紙データ(ハガキ原本等)についてはシュレッダーで粉砕し、(2)デジタルコピーの場合はデータ消去ソフトにより削除します。

○ 原本データの削除履歴については、個人情報収集日および削除の日付を明記の上、取扱者および個人情報取扱責任者の署名・捺印によりこれを作成し、個人情報管理責任者が厳重に管理します。

【個人情報の(情報提供者本人による)開示・訂正・削除について】

○ 個人情報は、原則として提供者本人に限り、開示または訂正・削除を求めることができます。小社では、これについて情報収集の際に明記し、個人情報提供者本人の権利を明示するとともに、本人の希望があり次第、個人情報管理責任者の指導のもと、誠実かつ速やかにこれに対処します。

【個人情報の加工について】

○ 大学通信は、個人情報の属性の集計および分析を行い、個人が識別できないよう加工されたものを作成し、社内におけるサービス改善等のために利用・処理することがあります。

【本ガイドラインについて】

○ 本ガイドラインは、月例で開催される個人情報管理委員会において見直しを行い、教育情報発信会社としての責務を全うするため、常にその改善に努めます。

■個人情報管理責任者

株式会社大学通信
個人情報管理責任者
TEL 03−3515−3542(直)
FAX 03−3515−3556
(本内容に関する照会につきましては、平日(土日・祝日および小社休業日を除く) 9:30〜12:30、13:30〜17:30にお願いいたします)

■個人情報管理委員会

■小社媒体へ参画されるお客様へ(お知らせとお願い)

小社では各媒体を通じ、受験生への学校資料請求サービス等を実施しており、お客様各位との間で個人情報の授受を行う場合があります。

その際に、提供者本人の同意のもと、小社が収集した個人情報を貴校に提供する場合、個人情報の漏洩・盗難・紛失等を防ぐため、次のような対応をお願いいたします。

1)個人情報収集の際の注意点

貴校の学校資料の請求、あるいは入試説明会やオープンキャンパスの案内を目的として、アンケートハガキ等を小社媒体に掲載する場合、お客様におかれましても個人情報保護法および関係省庁が公示するガイドライン、各都道府県の条例その他に則り、以下の点を遵守されるようお願いいたします。

1) 個人情報提供者本人が承諾した目的以外での利用または開示をしない。
2) 漏洩防止対策を講じること。
3) 本人からの個人情報に関する問合せ(削除・訂正・開示の要請など)に対応すること。

2)個人情報の受け渡し方法

小社が収集した貴学宛ての個人情報につきましては、(1)紙データの郵送、(2)ファクシミリの送信、(3)電子データ(FDまたはCD-ROMに保存)の郵送、のいずれかの方法によりお渡しします。ご希望の方法を、小社営業担当までお申し付けください。また、その際には貴校における「個人情報管理責任者」と「個人情報取扱担当者」をお教えくださいますようお願い申し上げます。

なお、個人情報の漏洩を防ぐため、小社では電子メールに添付する形での個人情報の提供は禁止しています。ご了承ください。

3)小社媒体ご掲載広告上の表記について

小社媒体に、個人情報の提供を求める広告物(資料請求ハガキ、FAX用紙等)を掲載する場合は、個人情報保護法におけるガイドラインに則り、以下の点につきましてご了承いただきますようお願いいたします。

1) 貴校専用資料請求ハガキには、当ハガキの具体的な目的を示す一文を明記してください。なお、当初の目的を超えて個人情報を使用・または第三者に流用することはできません。
(例)「ご記入いただいた個人情報は、本校からの資料送付のみに使用されます。」

2) 合理的な理由により個人情報の第三者提供を行う場合(発送代行等の委託業務先を除く)は、事前に読者(個人情報提供者)に対し告知することが求められます。従って、必ず広告内にその旨の表記をしてくださいますようお願いいたします。

なお、個人情報保護法の改正・その他法令の制定により、または都道府県の首長の制定する条例、その他合理的な理由の発生により、上記以外につきましてもお客様各位に法令遵守のお願いをすることがあります。個人情報保護の精神に鑑み、何卒ご高配のほどお願い申し上げます。

以上